在日常工作中經(jīng)常會(huì)遇到一些常見的問題反復(fù)出現(xiàn)，主要的原因就是改進(jìn)措施落實(shí)不到位。高級(jí)認(rèn)證的工作也是如此，在日常工作中或是在內(nèi)審中發(fā)現(xiàn)并指出的問題點(diǎn)，遲遲得不到改進(jìn)，并且反復(fù)發(fā)生。那么如何落實(shí)改進(jìn)措施呢？
第一點(diǎn)，當(dāng)發(fā)現(xiàn)問題后，需要適當(dāng)?shù)穆?lián)絡(luò)方式。有很多種聯(lián)絡(luò)方式，有工作人員之間的口頭聯(lián)絡(luò)或是書面聯(lián)絡(luò)，有部門間的書面聯(lián)絡(luò)，有抄送董事長(zhǎng)的郵件聯(lián)絡(luò)，還有在正式會(huì)議上通報(bào)等等。
對(duì)于在內(nèi)審中發(fā)現(xiàn)的問題點(diǎn)，必須嚴(yán)格按內(nèi)審制度留下內(nèi)審記錄，在內(nèi)審報(bào)告會(huì)上通報(bào)。而對(duì)于在日常工作中發(fā)現(xiàn)的問題點(diǎn)，最好按部門間的約定進(jìn)行書面聯(lián)絡(luò)。即留下了高級(jí)認(rèn)證實(shí)施證據(jù)，又便于日后確認(rèn)改進(jìn)結(jié)果。
第二點(diǎn)，由誰來提出改進(jìn)措施。應(yīng)該由責(zé)任部門提出改進(jìn)措施，內(nèi)容必須具體有效，而不是保證改進(jìn)等空談。而且要有改進(jìn)措施的預(yù)定完成日期，加蓋責(zé)任部門負(fù)責(zé)人的印鑒。
對(duì)于高級(jí)認(rèn)證問題點(diǎn)的改進(jìn)，通關(guān)部門最好制作一個(gè)問題點(diǎn)聯(lián)絡(luò)和改進(jìn)的文書模板，便于其他部門的理解和執(zhí)行。
第三點(diǎn)，如何來確認(rèn)改進(jìn)效果。如果是內(nèi)審中發(fā)現(xiàn)的問題，按內(nèi)審制度，內(nèi)審小組要按責(zé)任部門承諾的改進(jìn)完成時(shí)間確認(rèn)改進(jìn)效果，并將改進(jìn)效果向董事長(zhǎng)報(bào)告。如果是日常工作中發(fā)現(xiàn)的問題，通關(guān)部門要按責(zé)任部門承諾的改進(jìn)完成時(shí)間確認(rèn)改進(jìn)效果，并取得書面回復(fù)。
進(jìn)出活動(dòng)改進(jìn)事項(xiàng)一覽表
管理部門： 更新：
管理編號(hào) 發(fā)生時(shí)間 發(fā)行部門 事件名 處置內(nèi)容 改進(jìn)結(jié)果
按上述三個(gè)步驟來實(shí)施，就可以保證高級(jí)認(rèn)證問題點(diǎn)得到徹底改進(jìn)，不再重復(fù)發(fā)生。而且上述改進(jìn)實(shí)施方法也適用于企業(yè)除了高級(jí)認(rèn)證以外的其他問題的改進(jìn)。
最后，如果是對(duì)海關(guān)提出的問題點(diǎn)進(jìn)行改進(jìn)，除了按上述步驟實(shí)施外，在記錄上一定要留下法人代表以及通關(guān)，貿(mào)易安全最高負(fù)責(zé)人的簽名認(rèn)可記錄。
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